Was muss eine gute Buchhaltungssoftware / Rechnungssoftware / Angebotssoftware können?

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Was muss eine gute Buchhaltungs- & Rechnungssoftware können?

Software für die eigene Buchführung oder Rechnungserstellung gibt es mittlerweile in unzähligen Ausführungen, mit unterschiedlichsten Funktionen und für verschiedenste Branchen. Auf was müssen Sie aber achten, wenn Sie sich in diesem Angebotsdschungel zurechtfinden wollen? Was macht eine gute Buchhaltungssoftware aus und wie treffen Sie die richtige Auswahl? 

Die wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungs- & Rechnungssoftware

Bei einer Rechnungssoftware laufen Buchhaltung und Rechnungserstellung Hand in Hand. Gängige Anbieter wie lexoffice oder sevDesk bieten zwar auch reine Rechnungsprogramme ohne buchhalterische Funktion an, doch wer langfristig Zeit sparen und seine Papierwirtschaft automatisieren will, kommt um eine Buchhaltungssoftware nicht herum. Diese integriert die Rechnungsstellung in der Regel gleich mit und kostet oft nur ein paar Euros mehr im Monat. 

 

 Zu den Kernfunktionen einer guten Buchhaltungssoftware zählen:

  • Erstellung von EÜR und GuV, idealerweise auch Bilanz

  • ELSTER-Schnittstelle für Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen

  • Online-Banking-Integration (Import von Kontoauszügen etc.)

  • Erstellung, Versand und Buchung von Rechnungen

  • Verwaltung von offenen Posten, Mahnwesen

  • DATEV-Schnittstelle und Export für die Datenübergabe an den Steuerberater

Je nach Unternehmensgröße und Branche können auch folgende Funktionen relevant sein:

  • Lohn- und Gehaltsbuchhaltung 

  • Anbindung an einen Onlineshop

  • Erstellung von Controlling-Berichten

  • Anlagenbuchhaltung 

  • Erstellung von Auftragsbestätigungen

  • Zeiterfassung für Freelancer

  • Direkter Zugang für den Steuerberater

  • Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung (Rechnungen ohne Mehrwertsteuer)

Prüfen Sie beim Vergleich der Anbieter, ob auch wirklich alle benötigten Funktionen angeboten oder zumindest hinzugefügt werden können. Die Lohnbuchhaltung ist zum Beispiel keine Standardfunktion, genauso wenig wie die Erstellung eines Jahresabschlusses.

Lässt sich eine Buchhaltungs- & Rechnungssoftware erweitern?

Ja, denn viele Programme basieren auf einem modularen Aufbau. Das bedeutet, dass man weitere Module bzw. Add-ons hinzufügen kann, wenn bestimmte Funktionen oder Schnittstellen fehlen. Auch Drittlösungen, sprich die Entwicklung individueller Funktionen, sind möglich, wenn auch nicht bei jeder Software. Lexoffice bietet hierfür zum Beispiel verschiedene Partner an, die auf Wunsch eigene Lösungen erstellen. Oft lassen sich viele weitere Funktionen auch über ein simples Upgrade der jeweiligen Software erzielen. 

 

Die richtige Auswahl treffen – so gehen Sie vor

Wie finden Sie die richtige Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware? Immerhin gibt es dafür unzählige Anbieter mit unterschiedlichsten Schwerpunkten: SevDesk, FastBill, DATEV Unternehmen Online oder Debitoor sind nur einige Beispiele, von denen Sie sicher schon einmal gehört haben. Ein hilfreicher Leitfaden für die Auswahl eines passenden Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramms ist der folgende 4-Schritte-Plan:

1. Bedarfsanalyse

Was soll die Software können, in welchen Bereichen soll sie Sie entlasten? 

2. Softwareanalyse

Prüfen Sie die Softwareprogramme auf 4 entscheidende Kriterien:

Bedienbarkeit: Gibt es zum Beispiel Mobile Apps oder eine digitale Belegerfassung?

Verfügbarkeit diverser Schnittstellen: Können Sie Ihren Onlineshop über eine API anbinden? Möchten Sie einen Zugang für Ihren Steuerberater? Sind ELSTER und DATEV vorhanden?   

Funktionsumfang: Bietet die Software alle Funktionen an, die Sie brauchen? Lassen sich weitere Funktionen hinzufügen?

Preise und Service: Haben Sie einen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen? Wie hoch ist der monatliche Preis bei einem oder mehreren Usern? Wie schneidet das Preis-Leistungsverhältnis ab?

Ein nicht ganz unwichtiger Punkt beim Vergleich der Anbieter ist Ihre Unternehmensgröße. Manche Programme sind nämlich vorwiegend für größere Firmen konzipiert, während andere vor allem die kleinen Unternehmen und Solopreneurs ansprechen. Dies spiegelt sich auch im bereitgestellten Funktionsumfang und Preis wider.

3. Testphase

Jeder Anbieter wird Ihnen eine gewisse Zahl an Testtagen zur Verfügung stellen, um sich mit der Software vertraut zu machen. Nutzen Sie dieses kostenlose Angebot – denn so finden Sie am schnellsten heraus, welches Programm Ihren Anforderungen und Wünschen entspricht.

4. Implementierung

Wenn Sie sich für eine Software entschieden haben, beginnt die Einrichtung und Inbetriebnahme.

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