CPQ im Quote-to-Cash-Prozess
Von der Anfrage bis zum Zahlungseingang – einfach erklärt
Kurz erklärt
Quote-to-Cash (QTC) ist der durchgehende Prozess von der Kundenanfrage über Konfiguration, Preisfindung und Angebot bis zu Auftrag, Lieferung, Rechnung und Zahlungseingang. CPQ-Software (Configure, Price, Quote) deckt dabei den vorderen Teil ab – zwischen CRM und ERP. Die meisten Reibungsverluste entstehen nicht in einem einzelnen System, sondern an den Übergängen dazwischen.
Die Phasen des Quote-to-Cash-Prozesses
Acht Schritte, die in den meisten B2B-Unternehmen ähnlich ablaufen – unabhängig davon, welche Software im Einsatz ist.
- 1
Anfrage
Der Kunde fragt an – per E-Mail, Telefon, Formular oder über den Außendienst. Die Anfrage wird einem Kunden und einer Verkaufschance zugeordnet.
Typisches System: CRM, E-Mail-Postfach
- 2
Konfigurieren
Aus den Anforderungen wird eine gültige Produktvariante zusammengestellt: welche Ausführung, welche Optionen, was passt zusammen.
Typisches System: CPQ, Produktkonfigurator oder ERP
- 3
Bepreisen
Der Preis wird nach festen Regeln ermittelt: Listenpreise, Kundenkonditionen, Mengenstaffeln, Zuschläge und Rabatte.
Typisches System: ERP-Preislogik oder CPQ
- 4
Angebot & Freigabe
Aus Positionen und Preisen entsteht das Angebotsdokument. Rabatte oberhalb einer Grenze gehen in die Freigabe.
Typisches System: CPQ, ERP oder Angebotsvorlage
- 5
Auftrag
Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot ein Auftrag – idealerweise ohne erneutes Abtippen.
Typisches System: ERP
- 6
Lieferung & Leistung
Fertigung, Lager und Versand oder die Erbringung der Dienstleistung werden angestoßen.
Typisches System: ERP, ggf. MES und Lagerverwaltung
- 7
Rechnung
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag und den tatsächlich gelieferten Mengen.
Typisches System: ERP, Finanzbuchhaltung
- 8
Zahlung
Zahlungseingänge werden den offenen Rechnungen zugeordnet, überfällige Posten gemahnt.
Typisches System: Finanzbuchhaltung
Wo CPQ im Prozess sitzt
CPQ übernimmt die Schritte zwei bis vier: Konfigurieren, Bepreisen und das Angebot. Dafür holt es Kundendaten und Verkaufschancen aus dem CRM sowie Artikel, Preise und Konditionen aus dem ERP. Nimmt der Kunde das Angebot an, gibt CPQ den Auftrag an das ERP zurück, wo Lieferung, Rechnung und Zahlung weiterlaufen.
Die Stärke eines CPQ-Systems ist die Verlässlichkeit: Eine Konfiguration ist nach festen Regeln gültig oder nicht, ein Preis folgt einer festgelegten Logik. Diese Regeln muss allerdings jemand aufbauen und pflegen. Viele ERP- und CRM-Systeme bringen eigene Angebotsfunktionen mit, die für einfachere Fälle ausreichen. Was ein CPQ-System genau leistet und für wen es sich lohnt, erklären wir auf der Seite Was ist CPQ-Software?.
Typische Bruchstellen
Hier gehen im Alltag Zeit und Genauigkeit verloren – oft unbemerkt, weil jede Abteilung nur ihren Teil sieht.
- Anfragen werden von Hand aus E-Mails und PDFs ins System übertragen.
- Preise und Konditionen liegen in Tabellen statt im ERP – und sind nicht überall aktuell.
- Angebot und Auftrag weichen voneinander ab, weil der Auftrag neu erfasst wird.
- Niemand sieht auf einen Blick, welche Angebote noch offen sind und nachgefasst werden müssten.
- Rechnungen weichen vom Angebot ab, weil Änderungen unterwegs nicht übernommen wurden.
Wo KI im Quote-to-Cash hilft – und wo nicht
KI ist stark bei Routinearbeit an den Übergängen. Verbindliche Entscheidungen gehören zu festen Regeln und zu Menschen.
KI kann gut …
- Anfragen aus E-Mails, PDFs und Listen auslesen und strukturiert erfassen
- Passende Artikel und Varianten aus dem Stamm vorschlagen – zur Bestätigung durch den Menschen
- Angebotsentwürfe mit Preisen aus dem ERP vorbereiten
- Offene Angebote erkennen und Nachfass-E-Mails als Entwurf vorbereiten
- Kundenbestellungen mit dem zugehörigen Angebot abgleichen und Abweichungen markieren
KI sollte nicht …
- Verbindliche Preise berechnen – die kommen aus dem ERP oder festen Regeln
- Über die technische Machbarkeit entscheiden
- Rabatt- und Angebotsfreigaben erteilen
- Ein sauberes Regelwerk oder gepflegte Stammdaten ersetzen
Wie das in der Praxis aussieht: KI im Angebotsprozess · Maschinen- und Anlagenbau · Großhandel
Häufige Fragen zu Quote-to-Cash
Was bedeutet Quote-to-Cash?
Quote-to-Cash (QTC) bezeichnet den gesamten Weg von der Anfrage über das Angebot und den Auftrag bis zur Rechnung und zum Zahlungseingang. Der Begriff betont, dass Vertrieb, Auftragsabwicklung und Buchhaltung ein durchgehender Prozess sind und nicht drei getrennte Abteilungsaufgaben.
Was ist der Unterschied zwischen Quote-to-Cash und Order-to-Cash?
Order-to-Cash (O2C) beginnt erst mit dem Auftrag und umfasst Lieferung, Rechnung und Zahlung. Quote-to-Cash setzt früher an und schließt Anfrage, Konfiguration, Preisfindung und Angebot mit ein. Gerade bei variantenreichen Produkten entstehen viele Fehler bereits vor dem Auftrag – deshalb lohnt der Blick auf den ganzen Weg.
Welche Rolle spielt CPQ im Quote-to-Cash-Prozess?
CPQ deckt den vorderen Teil ab: Konfigurieren, Bepreisen und Angebot erstellen. Dafür nutzt es Kundendaten aus dem CRM sowie Artikel- und Preisdaten aus dem ERP und übergibt den angenommenen Auftrag zurück ins ERP. Lieferung, Rechnung und Zahlung laufen weiter im ERP und in der Buchhaltung.
Braucht man für einen durchgängigen Quote-to-Cash-Prozess ein CPQ-System?
Nicht unbedingt. Viele Unternehmen bilden Angebote im ERP ab, und für Standardfälle reicht das häufig. Ein CPQ-System lohnt sich vor allem bei variantenreichen Produkten mit komplexer Preislogik. Wichtiger als ein zusätzliches System ist oft, die Übergänge zwischen Anfrage, Angebot und Auftrag ohne Doppelerfassung zu gestalten.
Wo fängt man bei der Verbesserung am besten an?
Bei der Bruchstelle, die im Alltag am meisten Handarbeit oder Fehler verursacht – häufig das Erfassen eingehender Anfragen oder die Übergabe vom Angebot zum Auftrag. Ein klar abgegrenzter erster Schritt bringt schneller Erfahrung als ein Großprojekt über den ganzen Prozess.
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Wo hakt es in Ihrem Quote-to-Cash?
Gehen Sie mit uns im kostenlosen Erstgespräch den Weg von der Anfrage bis zur Rechnung durch. Wir sagen Ihnen offen, wo ein CPQ-System, eine Automatisierung oder erst einmal saubere Stammdaten den größten Unterschied machen.
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