KI im Großhandel
Bestellungen per E-Mail, als PDF, als Excel-Liste oder am Telefon – und jede muss jemand ins ERP übertragen. KI kann Aufträge und Anfragen aus E-Mails, PDFs und Listen erfassen und Artikel zuordnen. Ihr Innendienst prüft, statt abzutippen.
Wo im Innendienst die Zeit hängen bleibt
Im Großhandel kommen Bestellungen und Anfragen auf allen Wegen: als formlose E-Mail, als PDF-Bestellung aus dem System des Kunden, als Excel-Liste, als Foto eines Zettels oder am Telefon. Die Kunden schreiben ihre eigenen Bezeichnungen und Artikelnummern, nicht Ihre. Der Innendienst übersetzt, sucht im ERP, prüft Mengen und Konditionen und tippt den Auftrag ab – bei tausenden Artikeln und vielen Kunden jeden Tag aufs Neue.
KI kann diese Übersetzungsarbeit vorbereiten: Sie liest Bestellungen aus, erkennt Artikel auch bei abweichenden Bezeichnungen, schlägt die passende Position aus Ihrem Stamm vor und legt einen Auftragsentwurf an. Unklare Positionen markiert sie, statt zu raten. Preise, Konditionen und Verfügbarkeit kommen aus Ihrem ERP.
Wir kommen aus der Softwareentwicklung für den B2B-Handel: Mit der CS Order Suite entwickelt unsere GmbH eine eigene B2B-Shopsoftware mit ERP-Anbindung und kundenindividuellen Preisen. Wo ein Bestellportal für Ihre Kunden sinnvoller ist als KI im Postfach – oder beides zusammen –, sagen wir Ihnen offen und nach offen gelegten Kriterien.
Christian Stockerl
Geschäftsführer der CS Management & IT-Beratung GmbH in Deggendorf. Seit 2015 in der Webentwicklung, seit 2022 mit eigener GmbH. Sie sprechen direkt mit mir – am Telefon, per Videocall oder bei uns im Büro.
Was sich im Innendienst ändert
Weniger Abtippen und Suchen, mehr Zeit für Beratung, Sonderwünsche und Kundenpflege.
Weniger Abtippen
Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Listen landen als Auftragsentwurf im System, statt Position für Position übertragen zu werden.
Kundenbezeichnungen verstehen
Die KI lernt, welche Bezeichnungen und Nummern Ihrer Kunden zu welchen Artikeln gehören – und schlägt die richtige Position vor.
Unklares fällt auf
Fehlende Angaben, ungewöhnliche Mengen oder unbekannte Artikel werden markiert, statt unbemerkt durchzurutschen.
Verlässliche Preise
Preise, Konditionen und Bestände kommen aus Ihrem ERP – nicht aus einer Schätzung der KI.
Mehr Zeit für Beratung
Wenn Routinebestellungen vorbereitet sind, kann sich der Innendienst um Rückfragen, Alternativen und neue Kunden kümmern.
Passt zu Ihren Systemen
Wir setzen auf Ihrem Postfach, Ihrem ERP und vorhandenen Shops oder Portalen auf. Ein neues Großsystem ist dafür nicht nötig.
Typische Anwendungsfälle
Wir starten mit dem Kanal oder Schritt, der bei Ihnen heute die meiste Handarbeit kostet.
Bestellungen und Anfragen erfassen
KI liest Bestellungen aus E-Mails, PDF-Dateien und Excel-Listen aus und legt daraus einen Auftrags- oder Angebotsentwurf mit Positionen, Mengen und Lieferterminen an.
Artikel zuordnen
Aus Kundenbezeichnungen und fremden Artikelnummern schlägt die KI die passenden Artikel aus Ihrem Stamm vor. Ein Mitarbeiter bestätigt oder korrigiert – und die Zuordnung wird für das nächste Mal gemerkt.
Stammdaten pflegen
Artikeltexte, Merkmale und Lieferantendaten werden vereinheitlicht und ergänzt – die Grundlage für bessere Zuordnung, Suche und Online-Shop.
Assistent für den Innendienst
Fragen wie „Was hat der Kunde zuletzt bestellt?“ oder „Welche Alternative gibt es zu Artikel X?“ beantwortet ein Assistent mit Daten aus Ihrem ERP.
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Antworten auf Ihre Fragen
Ersetzt das unseren Online-Shop oder unser Bestellportal?
Nein. Ein Shop oder Portal ist ideal für Kunden, die selbst bestellen möchten. Viele Kunden bestellen aber weiter per E-Mail, PDF oder Telefon. KI kümmert sich um genau diese Bestellungen – beides ergänzt sich.
Was passiert, wenn die KI einen Artikel falsch zuordnet?
Deshalb legt sie nur Entwürfe an. Unsichere Zuordnungen werden markiert und von einem Mitarbeiter geprüft. Korrekturen fließen in die Zuordnung ein, sodass dieselbe Kundenbezeichnung beim nächsten Mal stimmt.
Mit welchem ERP funktioniert das?
Grundsätzlich mit jedem System, das Aufträge per Schnittstelle oder Import annimmt. Welche Anbindung bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Einzelfall. Aus der Entwicklung der CS Order Suite kennen wir unter anderem die Anbindung an SAP Business One.
Wie fangen wir an?
Mit einem Kanal und einer überschaubaren Kundengruppe, meist den Bestellungen per E-Mail. Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, wie Aufträge heute bei Ihnen ankommen, und testen den ersten Schritt danach als Prototyp mit echten Bestellungen.
Wie kommen bei Ihnen Bestellungen ins ERP?
Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie Aufträge heute bei Ihnen ankommen und erfasst werden. Wir sagen Ihnen offen, wo KI hilft und wo ein Bestellportal oder bessere Stammdaten mehr bringen.
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