Was ist CPQ-Software?
Configure, Price, Quote einfach erklärt
Kurz erklärt
CPQ-Software (Configure, Price, Quote) ist eine Vertriebssoftware, mit der sich variantenreiche oder erklärungsbedürftige Produkte regelbasiert konfigurieren, korrekt bepreisen und als Angebot ausgeben lassen. Sie bündelt Produktwissen, Preislogik und Freigaberegeln an einer Stelle, damit Angebote einheitlich und mit weniger Rückfragen entstehen.
Configure, Price, Quote: die Bausteine
Der Name beschreibt die Schritte, die jedes Angebot für ein konfigurierbares Produkt durchläuft. Eine CPQ-Software unterstützt jeden davon.
ConfigureKonfigurieren
Der Vertrieb stellt aus einem Produktbaukasten eine Variante zusammen, etwa Grundgerät, Optionen, Zubehör und Service. Hinterlegte Regeln sorgen dafür, dass nur technisch zulässige Kombinationen entstehen: Was sich gegenseitig ausschließt, lässt sich nicht gemeinsam wählen, und was zwingend dazugehört, wird automatisch ergänzt.
PriceBepreisen
Für die gewählte Konfiguration ermittelt das System den Preis nach festgelegter Logik: Listenpreise, Aufpreise für Optionen, Mengenstaffeln, kundenspezifische Konditionen und Rabatte. Liegt ein Nachlass außerhalb des erlaubten Rahmens, kann eine Freigabe durch die zuständige Person angestoßen werden.
QuoteAnbieten
Aus Konfiguration und Preis entsteht ein Angebotsdokument auf Basis einheitlicher Vorlagen, mit Positionen, Beschreibungen und Konditionen. Nimmt der Kunde an, können die Daten an nachgelagerte Systeme wie das ERP übergeben werden, damit der Auftrag nicht erneut erfasst werden muss.
Im größeren Zusammenhang ist CPQ ein Teil des Quote-to-Cash-Prozesses, der von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung und zum Zahlungseingang reicht.
Für wen ist CPQ sinnvoll?
Ein CPQ-System ist ein Werkzeug für ein bestimmtes Problem: komplexe Angebote für komplexe Produkte. Nicht jedes Unternehmen hat dieses Problem.
Eher sinnvoll, wenn …
- Ihre Produkte gibt es in vielen Varianten, deren Optionen sich gegenseitig bedingen oder ausschließen.
- Ihre Preislogik ist komplex, etwa mit Aufpreisen, Staffeln, Rabattregeln oder kundenspezifischen Konditionen.
- Sie erstellen viele Angebote, und heute stecken darin viel Handarbeit, Excel-Listen und Rückfragen an die Technik.
- Das Wissen, was zusammenpasst und was es kostet, liegt bei wenigen erfahrenen Mitarbeitern.
- Außendienst, Innendienst oder Händler sollen selbstständig gültige Angebote erstellen können.
Eher nicht nötig, wenn …
- Ihr Sortiment ist überschaubar und besteht aus festen Artikeln mit Listenpreisen.
- Sie erstellen wenige Angebote, und die Angebotsfunktion Ihres ERP- oder CRM-Systems reicht dafür aus.
- Sie fertigen überwiegend Einzelstücke, die jedes Mal neu konstruiert und kalkuliert werden – hier stößt ein festes Regelwerk an Grenzen.
- Ihre Artikel- und Preisdaten sind noch lückenhaft oder widersprüchlich – dann ist das der erste Ansatzpunkt.
Branchenbeispiele: KI und Varianten im Maschinen- und Anlagenbau · Auftragserfassung im Großhandel
Typische Funktionen einer CPQ-Software
Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter. Diese Bausteine finden sich in den meisten CPQ-Systemen:
Produktkonfigurator
Geführte Auswahl von Produkten und Optionen, häufig in Form von Fragen oder Auswahlschritten. Manche Systeme zeigen die Konfiguration zusätzlich als Grafik oder räumliches Modell an.
Regelwerk
Abhängigkeiten, Ausschlüsse, Pflichtoptionen und technische Grenzwerte werden zentral hinterlegt. So muss nicht jeder Vertriebsmitarbeiter alle Kombinationen im Kopf haben.
Preisfindung & Rabattfreigaben
Preise werden nach einheitlicher Logik berechnet. Rabattgrenzen und Freigabewege legen fest, wer welchen Nachlass gewähren darf und wann eine Zustimmung nötig ist.
Angebotsdokument
Angebote entstehen aus Vorlagen im Firmenlayout, mit passenden Texten, technischen Beschreibungen und Konditionen. Das sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Anbindung an CRM & ERP
Kundendaten kommen aus dem CRM, Artikel und Preise aus dem ERP. Angenommene Angebote werden als Auftrag übergeben, ohne dass Daten abgetippt werden müssen.
Übergabe an Fertigung & Service
Je nach System lassen sich aus einer Konfiguration Stücklisten oder Fertigungsinformationen ableiten. Die gewählte Variante bleibt so auch später nachvollziehbar.
Bekannte CPQ-Anbieter
Einige bekannte Anbieter von CPQ- und Konfigurationssoftware, in alphabetischer Reihenfolge:
camos
Anbieter von Konfigurations- und Angebotssoftware, verbreitet im Maschinen- und Anlagenbau.
Salesforce (Revenue Cloud / Salesforce CPQ)
CPQ-Funktionen innerhalb der Salesforce-Plattform, eng mit dem Salesforce-CRM verbunden.
SAP CPQ
CPQ-Lösung aus dem SAP-Portfolio, ausgelegt auf das Zusammenspiel mit SAP-Systemen.
Tacton
Anbieter von Konfigurations- und CPQ-Software, vor allem für Industrieunternehmen.
Die Liste ist weder vollständig noch eine Empfehlung. Daneben gibt es zahlreiche weitere Anbieter sowie Konfigurations- und Angebotsfunktionen in ERP- und CRM-Systemen. Produktnamen und Leistungsumfang ändern sich; maßgeblich sind die Angaben der jeweiligen Hersteller.
Was die Einführung eines CPQ-Systems bedeutet
Die Software ist nur ein Teil der Arbeit. Den größeren Teil machen die Inhalte aus, die im System abgebildet werden sollen.
Stammdaten
Artikel, Varianten, Optionen und Preise müssen vollständig, aktuell und widerspruchsfrei vorliegen. In vielen Unternehmen sind diese Daten über ERP, Excel-Listen und einzelne Köpfe verteilt. Sie zusammenzuführen und zu bereinigen ist oft ein wesentlicher Teil der Arbeit.
Regelwerk aufbauen und pflegen
Produktwissen, das heute implizit vorhanden ist, muss als eindeutige Regel formuliert werden. Das gelingt nur gemeinsam mit Technik und Produktmanagement. Und das Regelwerk ist nie fertig: Jede neue Option und jede Produktänderung muss nachgezogen werden. Dafür braucht es eine klare Zuständigkeit.
Preislogik und Freigaben festlegen
Welche Rabatte darf wer gewähren, wie werden Sonderpreise behandelt, wer gibt Ausnahmen frei? Diese Fragen sind weniger technisch als organisatorisch – und müssen vor der Einführung beantwortet sein.
Integration
Ein CPQ-System entfaltet seinen Nutzen erst, wenn es an CRM und ERP angebunden ist. Schnittstellen müssen geplant, umgesetzt und bei Updates der beteiligten Systeme im Blick behalten werden.
Einführung im Team
Der Vertrieb muss das neue Werkzeug im Alltag tatsächlich nutzen. Schulung, verständliche Oberflächen und die Einbindung der späteren Anwender von Anfang an entscheiden mit darüber, ob sich das System durchsetzt.
Wie groß der Aufwand im Einzelfall ist, hängt vor allem davon ab, wie komplex Ihre Produkte sind und in welchem Zustand Ihre Daten und Systeme sind. Eine seriöse Einschätzung ist erst nach einem Blick auf Ihr Sortiment und Ihre bestehende Systemlandschaft möglich.
CPQ-Beratung: Brauchen Sie wirklich ein CPQ-System?
Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich eine ehrliche Antwort auf ein paar Fragen. Sie entscheiden darüber, ob ein CPQ-System Ihr Problem löst oder nur verlagert.
Fünf Fragen vor der Entscheidung
- Wie viele Varianten und Optionen haben Ihre Produkte – und lassen sie sich in feste Regeln fassen?
- Wo geht im Angebotsprozess heute tatsächlich die Zeit verloren: beim Konfigurieren, beim Kalkulieren oder beim Abtippen und Suchen drumherum?
- Wie sauber sind Artikel-, Preis- und Kundendaten in Ihrem ERP?
- Reichen die Angebotsfunktionen Ihres ERP oder CRM für die meisten Fälle schon aus?
- Wer würde das Regelwerk eines CPQ-Systems dauerhaft pflegen?
So gehen wir in der Beratung vor
Angebotsprozess aufnehmen
Wir gehen mit Ihnen den Weg von der Anfrage bis zum Auftrag durch und sehen, wo Zeit und Fehler entstehen.
Daten und Systeme prüfen
Wie vollständig sind Stammdaten, Preislogik und Produktregeln? Was kann Ihr ERP oder CRM schon heute?
Den passenden Weg wählen
CPQ-System, Automatisierung mit KI, die Bordmittel Ihres ERP oder zuerst saubere Stammdaten – mit nachvollziehbarer Begründung.
Anforderungen festhalten
Ist ein CPQ-System der richtige Weg, beschreiben wir mit Ihnen die Anforderungen als Grundlage für Gespräche mit Anbietern. Die Einführung selbst übernimmt der Anbieter.
CPQ im Mittelstand: worauf es ankommt
Große CPQ-Projekte in Konzernen lassen sich nicht einfach auf einen Betrieb mit kleinem Vertriebsinnendienst übertragen. Drei Punkte machen den Unterschied.
Kleine Teams, wenig Zeit für Pflege
Ein Regelwerk muss laufend gepflegt werden, wenn sich Produkte oder Preise ändern. Im Mittelstand fehlt dafür oft eine eigene Stelle – das gehört von Anfang an in die Entscheidung.
ERP ist der Dreh- und Angelpunkt
Artikel, Preise und Aufträge liegen im ERP. Ein CPQ-System ist nur so gut wie seine Anbindung daran; bei manchen ERP-Systemen reichen die vorhandenen Angebotsfunktionen für einen großen Teil der Fälle.
Schrittweise statt Großprojekt
Häufig lohnt es sich, mit dem größten Zeitfresser zu beginnen – etwa dem Erfassen von Anfragen – und erst danach über ein eigenes CPQ-System zu entscheiden.
Was KI auch ohne CPQ-System leisten kann
Nicht jeder mühsame Angebotsprozess braucht gleich ein CPQ-System. Häufig steckt die Zeit nicht in der Kalkulation selbst, sondern in der Arbeit drumherum – und genau dort kann KI helfen.
Anfragen auswerten
KI liest Kundenanfragen aus E-Mails, Formularen oder PDF-Dateien aus und erfasst die relevanten Angaben strukturiert – als Grundlage für das Angebot.
Angebotsentwürfe vorbereiten
Aus der Anfrage und Ihren vorhandenen Artikeldaten entsteht ein Entwurf mit Positionen und Begleittext, den ein Mitarbeiter prüft, anpasst und freigibt.
Daten zwischen Systemen übertragen
Informationen wandern automatisch zwischen E-Mail-Postfach, CRM, ERP und Tabellen, statt von Hand abgetippt zu werden.
Nachfassen und Überblick behalten
Offene Angebote werden erkannt, Erinnerungen ausgelöst und Entwürfe für Nachfass-E-Mails vorbereitet.
Wichtig dabei: KI bereitet vor, der Mensch entscheidet. Verbindliche Preise und die technische Machbarkeit prüfen weiterhin Ihre Mitarbeiter oder feste Regeln in Ihren Systemen. Solche Automatisierungen lassen sich häufig mit vorhandenen Werkzeugen umsetzen und sind ein guter Weg, Erfahrungen zu sammeln, bevor Sie über ein eigenes CPQ-System entscheiden.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir auf der Seite KI im Angebotsprozess. Mehr dazu auch auf unseren Seiten zur Prozessautomatisierung und zur KI-Strategieberatung.
Häufige Fragen zu CPQ
Was bedeutet CPQ?
CPQ steht für „Configure, Price, Quote“, also Konfigurieren, Bepreisen und Anbieten. Gemeint ist Software, die Vertrieb und Innendienst dabei unterstützt, aus einem Produktbaukasten eine gültige Variante zusammenzustellen, den korrekten Preis zu ermitteln und daraus ein Angebot zu erzeugen.
Was ist der Unterschied zwischen CPQ und ERP bzw. CRM?
Ein CRM verwaltet Kunden, Kontakte und Verkaufschancen. Ein ERP steuert Artikel, Aufträge, Einkauf, Produktion und Buchhaltung. CPQ sitzt dazwischen: Es übernimmt Konfiguration und Preisfindung für ein konkretes Angebot, bezieht dafür meist Kundendaten aus dem CRM sowie Artikel- und Preisdaten aus dem ERP und übergibt den angenommenen Auftrag wieder an das ERP. Viele CRM- und ERP-Systeme bringen eigene Angebotsfunktionen mit, die für einfachere Fälle ausreichen.
Für welche Unternehmen lohnt sich CPQ?
Vor allem für Unternehmen mit variantenreichen, erklärungsbedürftigen Produkten, komplexer Preislogik und vielen Angeboten – typischerweise im Maschinen- und Anlagenbau, in der Fertigungsindustrie oder bei technischen Produkten mit vielen Optionen. Bei einem überschaubaren Sortiment mit festen Preisen ist der Aufwand für Einführung und Pflege meist nicht gerechtfertigt.
Was kostet eine CPQ-Software?
Das hängt weniger von der Lizenz ab als von der Einführung: Wie viele Produkte, Optionen und Regeln abgebildet werden müssen, wie sauber die Stammdaten sind, welche Preislogik gilt und wie tief ERP und CRM angebunden werden. Die Anbieter rechnen meist nach Nutzern oder Modulen ab, dazu kommen Projektkosten für Einführung und Pflege des Regelwerks. Eine belastbare Einschätzung ist erst nach einem Blick auf Sortiment und Systemlandschaft möglich.
Lohnt sich CPQ im Maschinen- und Anlagenbau?
Oft ja, wenn Produkte aus einem Baukasten mit vielen Optionen bestehen und Angebote regelmäßig nach festen Regeln entstehen. Bei vielen Sonderanfertigungen oder unsauberen Stammdaten lohnt es sich, zuerst den Angebotsprozess zu entlasten – etwa mit KI, die technische Anfragen auswertet und ähnliche frühere Angebote findet. Mehr dazu auf unserer Seite zu KI im Maschinen- und Anlagenbau.
Was ist der Unterschied zwischen Produktkonfigurator und CPQ?
Ein Produktkonfigurator stellt aus Optionen eine gültige Produktvariante zusammen – das ist das „Configure“ in CPQ. Eine CPQ-Software geht weiter: Sie ermittelt zusätzlich den Preis nach festen Regeln, steuert Rabattfreigaben und erzeugt das Angebotsdokument. Manche Konfiguratoren decken Teile davon ab, die Grenzen sind fließend.
Welche Voraussetzungen braucht eine CPQ-Einführung?
Vor allem vollständige Stammdaten, klar beschriebene Produktregeln und eine festgelegte Preislogik. Dazu kommt jemand im Unternehmen, der das Regelwerk dauerhaft pflegt, sowie eine Anbindung an ERP und gegebenenfalls CRM. Fehlen diese Grundlagen, ist es meist sinnvoll, sie zuerst zu schaffen.
Wie lange dauert die Einführung einer CPQ-Software?
Das hängt von der Zahl der Produkte und Regeln, vom Zustand der Stammdaten und von der Tiefe der Systemanbindung ab. Den größten Teil der Zeit beansprucht meist nicht die Software, sondern das Erfassen und Abstimmen von Produktregeln und Preislogik.
Was leistet eine CPQ-Beratung?
Eine ehrliche Einschätzung nach offen gelegten Kriterien, ob ein CPQ-System für Ihren Angebotsprozess überhaupt der richtige Schritt ist – oder ob Automatisierung, die Funktionen Ihres ERP oder bessere Stammdaten mehr bringen. Stockerl Consulting verkauft keine CPQ-Software; die eigene B2B-Bestellsoftware der GmbH (CS Order Suite) nennen wir offen, wenn sie in Frage kommt.
Kann KI ein CPQ-System ersetzen?
In der Regel nicht. Ein CPQ-System arbeitet mit festen Regeln: Eine Konfiguration ist gültig oder nicht, ein Preis folgt einer festgelegten Logik. Diese Verlässlichkeit ist bei verbindlichen Angeboten wichtig. KI-Sprachmodelle arbeiten mit Wahrscheinlichkeiten und können sich irren. Sie eignen sich gut für Aufgaben rund um den Angebotsprozess, etwa Anfragen auszuwerten, Daten zu übertragen oder Entwürfe zu schreiben. Preise und technische Machbarkeit sollten aber von festen Regeln oder von Menschen geprüft werden.
Bietet Stockerl Consulting eine eigene CPQ-Software an?
Nein. Wir entwickeln und verkaufen keine CPQ-Software und führen keine CPQ-Systeme ein. Wir beraten zu KI und Prozessautomatisierung und helfen Ihnen einzuschätzen, ob für Ihren Angebotsprozess ein CPQ-System, eine Automatisierung oder zunächst die Aufbereitung Ihrer Stammdaten der sinnvolle nächste Schritt ist.
Angebotsprozess digitalisieren?
Sie überlegen, Ihren Angebotsprozess zu digitalisieren? Wir klären im Erstgespräch, ob ein CPQ-System, eine Automatisierung oder erst einmal saubere Stammdaten der richtige Schritt ist.